FAQ - Lohnverrechnung

^{* zeitlich befristet  bis 2025}

Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen haben hinsichtlich der Steuerersparnis denselben Effekt wie die Werbungskosten und Betriebsausgaben. Sie vermindern grundsätzlich nur die Bemessungsgrundlage, von der sich die Einkommensteuer progressiv berechnet. Allerdings gibt es vielfach Einschränkungen (z. B. bei Beiträgen zu Personenversicherungen).

Im Gegensatz dazu vermindern die Absetzbeträge unmittelbar die Einkommensteuerschuld.

Bei einem Jahressechstel von höchstens € 2.100,00 (Freigrenze) sind die innerhalb des Jahressechstels liegenden sonstigen Bezüge (das sind in der Regel der Urlaubszuschuss und die Weihnachtsremuneration) steuerfrei. Ist das Jahressechstel höher als € 2.100,00, kommt nach Abzug der auf die sonstigen Bezüge entfallenden Sozialversicherungsbeiträge folgende Besteuerung zur Anwendung:

• für die ersten € 620,00: 0 %
• für die nächsten € 24.380,00: 6 %
• für die nächsten € 25.000,00: 27 %
• für die nächsten € 33.333,00: 35,75 %

Betragen die sonstigen Bezüge mehr als das Jahressechstel oder mehr als € 83.333,00 (nach Abzug von Sozialversicherungsbeiträgen, Gewerkschaftsbeiträgen usw.), sind diese übersteigenden Beträge wie die laufenden Bezüge zu versteuern.

Berechnung des Jahressechstels

Das Jahressechstel ermittelt sich wie folgt:
(im Kalenderjahr zugeflossene laufende Bruttobezüge x 2) / Anzahl der abgelaufenen Kalendermonate (seit Jahresbeginn)

Demnach sind das 15. und 16. Gehalt (z. B. Prämien und Bilanzgelder) nicht mehr steuerbegünstigt. Werden sie steuerbegünstigt ausbezahlt, weil sie noch vor Auszahlung des Urlaubszuschusses und der Weihnachtsremuneration anfallen, kann dafür das Urlaubs- und Weihnachtsgeld nicht mehr steuerbegünstigt behandelt werden.

Die Entlohnung einer Arbeitnehmerin bzw. eines Arbeitnehmers besteht normalerweise in Geldleistungen. Daneben kann sie auch (teilweise) in Form von Sachleistungen erfolgen.

Lediglich nicht mehr messbare Aufmerksamkeiten (z. B. Blumenstrauß zum Geburtstag des Arbeitnehmers) Hilfsmittel, die dem Arbeitnehmer zur Ausübung seines Berufes zur Verfügung gestellt werden, stellen keine geldwerten Vorteile dar.

Geldwerte Vorteile sind in Geld umzurechnen. Die Grundregel lautet, dass geldwerte Vorteile mit den üblichen Mittelpreisen des Verbrauchsortes anzusetzen sind. Einige Sachbezüge sind auch in einer Verordnung geregelt und müssen daher nicht individuell ermittelt werden.

Dienstwagen

Besteht für eine Arbeitnehmerin bzw. einen Arbeitnehmer die Möglichkeit ein Firmen-KFZ privat zu nutzen, so ist grundsätzlich ein Sachbezug von 2 % der Anschaffungskosten (einschließlich Umsatzsteuer und Normverbrauchsabgabe), maximal € 960,00 monatlich, als Vorteil aus dem Dienstverhältnis zu versteuern. Für Kraftfahrzeuge mit einem geringem CO2-Emissionswert sind jedoch nur 1,5 % bzw. maximal € 720,00 anzusetzen.

Bei Anschaffungen in 2020 gilt:

Erstzulassung des Pkw bis zum 31.3.2020

Es gilt die Grenze bei 118 g CO2/km bezogen auf das NEFZ-Prüfverfahren (alte Sachbezugswerteverordnung).

Erstzulassung des Pkw ab dem 1.4.2020

Ist der WLTP-Emissionswert im Typen- bzw. Zulassungsschein ausgewiesen gilt die neue Grenze von 141 g CO2/km (neue Sachbezugswerteverordnung).

Ist der WLTP-Emissionswert im Typen- bzw. Zulassungsschein NICHT ausgewiesen gilt die Grenze von 118 g CO2/km entsprechend der alten Sachbezugswerteverordnung.

Der CO2-Emissionswert von 141 g/km bezogen auf den WLTP-Emissionswert verringert sich beginnend ab dem 2021 bis 2025 um jährlich 3 Gramm. Die CO2-Emissionswert-Grenze bezieht sich auf das Jahr der erstmaligen Zulassung.

Wird das Fahrzeug im Jahresdurchschnitt für Privatfahrten von höchstens 500 km monatlich benützt, so ist der halbe Sachbezugswert anzusetzen. Er beträgt seit Jahresbeginn 1 % bzw. 0,75 % der Anschaffungskosten – maximal € 480,00 bzw. € 360,00.

Hinweis: Ein Fahrtenbuch ist verpflichtend zu führen.

Kein Sachbezug ist anzusetzen bei Kraftfahrzeugen mit 0 Gramm CO₂-Emissionswert pro Kilometer (Elektroautos – keine Hybridmodelle).

Mobiltelefon

Bei nur fallweiser Privatnutzung ist kein Sachbezug zu berechnen; bei umfangreicher Privatnutzung sind anteilige Kosten zu verrechnen.

Parkplatz

Stellt die Arbeitgeberin bzw. der Arbeitgeber während der Arbeitszeit einen Kfz-Abstell- oder Garagenplatz zur Verfügung, sind als Sachbezug € 14,53/Monat zuzurechnen. Die Zurechnung hat nur für Parkplätze zu erfolgen, die im Bereich einer flächendeckenden Parkraumbewirtschaftung liegen. Eine flächendeckende Parkraumbewirtschaftung liegt vor, wenn sich die Parkraumbewirtschaftung über mehrere, zusammenhängende Straßenzüge erstreckt.

Freie oder verbilligte Mahlzeiten

Übersteigt der Wert der abgegebenen Essensbons € 8,00 pro Arbeitstag, liegt nur hinsichtlich des übersteigenden Wertes ein steuerpflichtiger Sachbezug vor (gilt nur wenn die Gutscheine nur am Arbeitsplatz oder in einer Gaststätte zur dortigen Konsumation eingelöst werden können).

Gehaltsvorschüsse und Arbeitnehmerdarlehen

Der Sachbezug beträgt 4,5 % im Jahr 2024 p. a. des aushaftenden Kapitals. Nur wenn der Vorschuss bzw. das Darlehen den Freibetrag von € 7.300,00 übersteigt, ist von dem übersteigenden Betrag ein Sachbezug zu ermitteln.

Wohnung

Der monatliche Sachbezugswert einer der Arbeitnehmerin bzw. dem Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt zur Verfügung gestellten Wohnung der Arbeitgeberin bzw. des Arbeitgebers errechnet sich grundsätzlich mit Hilfe des jeweils am 31. Oktober des Vorjahres geltenden Richtwertes bezogen auf die Wohn­fläche. Die Richtwerte, die per 1.4.2024 neu festgelegt wurden, sind also für die Sach­bezugs­bewertung von Dienstwohnungen ab 1.1.2024 maßgeblich. Dieser Wert vermindert sich z. B. durch Kos­tenbeiträge des Arbeitnehmers, bei Übernahme der Be­triebs­kos­ten durch den Arbeit­nehmer oder wenn der Wohnraum den Standard der so genann­ten mietrechtlichen Norm­wohnung (Zimmer, Küche oder Kochnische, Vorraum, WC und eine zeitgemäße Ba­de­gelegenheit) nicht erreicht. Für vom Arbeitgeber angemietete Woh­nungen be­steht eine eigene Son­der­regelung.

Für arbeitsplatznahe Unterkünfte, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer verbilligt oder kostenlos zur Verfügung stellt, und diese arbeitsplatznahe Unterkunft nicht den Mittel­punkt der Lebensinteressen bildet, gilt:

• Kein Ansatz eines steuerlichen Sachbezugs bei einer Unterkunft, die bis zu 30 m² groß ist.
• Ist die Unterkunft größer als 30 m², ist ein Sachbezug anzusetzen. Allerdings darf bei einer Größe von maximal 40 m² ein Abschlag von 35 % berücksichtigt werden.
  Voraussetzung: Die Unterkunft muss vom selben Arbeitgeber für maximal zwölf Monate zur Verfügung gestellt werden.

Es ist nicht die Wohnungs- bzw. Zimmergröße maßgebend, sondern die tatsächlich genutzte Fläche pro Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer. Das ist zum Beispiel relevant, wenn mehrere Arbeitnehmer sich in Form einer Wohnungsgemeinschaft eine Wohnung teilen.

Die Wohnung darf aber nicht den Mittelpunkt der Lebensinteressen bilden.

Bestimmte Geld- oder Sachbezüge sind vom Gesetz ausdrücklich von der Steuerpflicht ausgenommen. Bei der Arbeitgeberin bzw. beim Arbeitgeber bleiben diese Bezüge Betriebsausgaben.

Die wichtigsten lohnsteuerbefreiten Bezüge sind:

Reisevergütungen (Fahrtkostenvergütungen, Kilometergelder), Tages- und Nächtigungsgelder, die aus Anlass einer Dienstreise gezahlt werden.

Ferner steuerbefreit sind vom Arbeitgeber unentgeltlich überlassene typische Berufskleidung wie z. B. Uniformen oder Arbeitsschutzausrüstungen wie Sehhilfen bei Bildschirmarbeit aufgrund des ArbeitnehmerInnenschutzgesetzes.

Mitarbeiterrabatte sind bis zu einer gewissen Höhe und unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. Der Mitarbeiterrabatt ist steuerfrei, wenn er im Einzelfall 20 % nicht übersteigt. Wird diese Grenze überschritten, hat der Arbeitgeber die Rabatte aufzuzeichnen. Ist die Summe der aufgezeichneten Rabatte im Kalenderjahr größer als € 1.000,00 (Freibetrag), so ist der übersteigende Anteil zu versteuern.

Für die Berechnung des Tagesgeldes ist grundsätzlich die 24-Stunden-Regel vorgesehen. Es kann allerdings unter bestimmten Voraussetzungen auch eine Berechnung nach Kalendertagen erfolgen.

Es sind jedenfalls die Bestimmungen des anzuwendenden Kollektivvertrages zu beachten und es ist immer zu unterscheiden, wieviel Taggeld einer Arbeitnehmerin bzw. einem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich zusteht und wieviel davon steuerpflichtig ist.

Taggeld

Das Taggeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.

Das lohnsteuerfreie Taggeld für Inlandsdienstreisen beträgt unter bestimmten Voraussetzungen ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d. h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu.

Nächtigungsgeld

Lohnsteuerfreies Nächtigungsgeld steht unter bestimmten Voraussetzungen nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich belegmäßig nachzuweisen. Bei Entfernungen von mindestens 120 Kilometern können ohne Nachweis pauschal € 15,00 pro Nacht als steuerfrei behandelt werden. Werden die Nächtigungskosten sowie die Kosten des Frühstücks nachgewiesen, so können diese vom Arbeitgeber voll lohnsteuerfrei ersetzt werden. Sieht bei Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern der Kollektivvertrag höhere Tag- oder Nächtigungsgelder vor, sind diese zur Gänze Betriebsausgaben.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung:
Eine Dienstreise beginnt um 8 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten Tages. Neben dem Taggeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von € 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück Betriebsausgabe bzw. steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind € 15,00 Betriebsausgabe bzw. steuerfrei.

Als Taggelder für Auslandsdienstreisen können die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten geltend gemacht werden.

Taggeld

Die Aliquotierung der Taggelder bei Auslandsdienstreisen erfolgt wie bei Inlandsreisen (ab drei Stunden je 1/12 pro angefangene Stunde, maximal 12/12).

Nächtigungsgeld

Können die tatsächlichen Kosten für Nächtigung inkl. Frühstück nicht nachgewiesen werden, kann das den Bundesbediensteten zustehende Nächtigungsgeld berücksichtigt werden.

Die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten sind für jedes Land unterschiedlich.

Gemischte Reise

Ab dem Grenzübertritt stehen die Auslandsreisesätze zu. Für die Gesamtreisezeit abzüglich Auslandsreisezeit steht das Inlandstaggeld zu.

Beispiel:
Die Reise Wien – Frankfurt erfolgt mit dem Pkw bzw. mit der Bahn. Beginn der Reise 7 Uhr, Grenzübertritt Salzburg 11:15 Uhr, Grenzübertritt bei Rückfahrt 15 Uhr nächster Tag, Ende der Reise 18:10 Uhr, 24-Stundenregel.